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电子印章是否会全面取代实体印章?

2021-1-30 18:38| 发布者: fugui| 查看: 265| 评论: 0

摘要: 如今,我们注意到,越来越多的人意识到了传统公章的弊端,但与此同时,大量的人仍然不太了解可以替代公章的产品和技术。公章一废大家都没想过怎么做好。在国家层面,一直在推行鼓励电子印章的政策,让人觉得传统的公 ...

如今,我们注意到,越来越多的人意识到了传统公章的弊端,但与此同时,大量的人仍然不太了解可以替代公章的产品和技术。公章一废大家都没想过怎么做好。

在国家层面,一直在推行鼓励电子印章的政策,让人觉得传统的公章很可能在几年后的漫长历史中消失,企业全面使用电子签名很快就会成为现实。

类似于日本废除公章的机会,为了保证疫情期间员工的安全,国内某家电制造龙头企业需要向全国各地经销商发出撤回销售人员的通知,但公章存放在公司。为了加盖公章并将其发送给签字人,员工必须全副武装才能盖章并将文件发送给公司。如果某个地方疫情严重,也会影响快递速度。“工作取生活”已经从调侃的笑话变成了无奈的现实。

撤销通知信是企业众多签约场景之一。作为一个包括数百家企业、数万名员工、3000家供应商和10000多家经销商的集团企业,它涉及到许多业务线。合同签署有30多种类型:供应商声明(每年几百万份)、清账协议、原型通知函、撤回通知函、发票结算单、返利合同、存款协议、客户库存声明、POS协议、员工劳动合同、聘用承诺函等。集中下单文件量每天1-2万份,每月签订客户协议10万份以上。

在此之前,企业一直采用在线批量对账流程和离线纸质盖章的方法。在这个过程中,至少需要1-2周的时间来检查、打印、盖章和邮寄。另外,要防萝卜戳。

这种状态一直持续到爆发发生。疫情的爆发加速了网上办公的进程,未来也将是正常状态。企业负责人意识到,传统的线下签约严重影响了业务发展和员工的工作效率,一旦此类突发事件再次发生,他们应该被动应对。

①电子签名是否合法、合规、安全?

企业选择电子合同签订时,法律合规性安全是重中之重。鉴于此,随着国家政策法规的相继颁布,很多企业已经在合法性、合规性、安全性层面对电子合同签订有了初步的认识:最高法“新规定”,并且电子签名的证据效力再次得到权威认可!

②签约前如何宣传合同参与者?

因为电子签名是新生事物,即使合作方愿意接受电子签名,如果没有提前做好推广宣传工作,对方即使收到电子合同,也不一定会立即签名。

建议企业在实施电子签名的初始阶段,率先推广实名认证。比如放心签平台可以配合发放实名认证流程说明书等资料。这样合伙人就可以按照指引随时签合同,核对。

③签订合同时如何保证打印安全

面对数百家经营实体,企业A使用印章有两种情况:有很多印章散落在不同的部门或分公司、子公司。比如财务专用章由财务部门管理,公章由行政部门负责。公章零散,无法统一控制,容易被擅自挪用。印章的权限如果下放,很容易出现不能统一控制的问题。如果印章被收回,会影响印章的使用过程。企业希望打印既有控制又方便。放心签的印章控制功能满足了集团内所有成员统一设置和发放印章、管理印章的要求。


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